Introduzione al Travel Risk Management
Il Travel Risk Management è una disciplina strutturata che mira ad anticipare, mitigare e gestire i rischi per la salute e la sicurezza a cui sono esposti dipendenti, collaboratori e viaggiatori d’affari.
Attraverso il TRM, le organizzazioni possono adempiere ai propri obblighi di Duty of Care, proteggendo le persone e garantendo la continuità del business. In un contesto globale in cui i rischi per i viaggiatori sono in costante aumento, il TRM fornisce un quadro di riferimento solido per la gestione sia delle minacce prevedibili sia degli eventi imprevisti.
I principali fattori di rischio includono:
- Eventi meteorologici estremi (tempeste, incendi boschivi, alluvioni).
- Instabilità geopolitica (disordini civili, terrorismo, conflitti armati).
- Emergenze sanitarie (epidemie, pandemie, crisi mediche).
- Interruzioni dei trasporti (scioperi del settore aereo, criticità infrastrutturali).
- Criminalità o frodi ai danni dei viaggiatori.
Un programma strutturato di Travel Risk Management consente alle organizzazioni di:
- Assolvere agli obblighi di Duty of Care e limitare i rischi di responsabilità legale.
- Proteggere i dipendenti che operano in contesti complessi.
- Garantire la continuità operativa in situazioni di crisi.
- Incrementare la fiducia dei viaggiatori e la loro disponibilità a effettuare trasferte di lavoro.
- Allinearsi a standard internazionali, quali la UNI ISO 31030.
Perché il Travel Risk Management è importante
Il Travel Risk Management è oggi indispensabile poiché il panorama globale dei rischi associati ai viaggi di lavoro è diventato significativamente più complesso e volatile.
La mobilità internazionale si inserisce ormai in un contesto di permacrisi, in cui emergenze sanitarie, impatti del cambiamento climatico e instabilità geopolitica si sovrappongono e si evolvono in modo continuo. Poiché le condizioni di rischio mutano rapidamente, non si può più considerare nessuna destinazione come realmente a basso rischio.
La mappa riportata di seguito, tratta dal Risk Outlook Report 2026, evidenzia chiaramente questo scenario di crescente incertezza. Rispetto al 2025, un numero sempre maggiore di destinazioni rientra oggi nelle categorie di rischio medio-alto e alto, a conferma di un aumento diffuso delle pressioni sanitarie, ambientali e di sicurezza a livello globale. Tale evoluzione sottolinea l’importanza di adottare un programma di Travel Risk Management strutturato, in grado di supportare processi decisionali coerenti e basati su dati oggettivi e di garantire che i viaggiatori siano adeguatamente preparati e supportati in ogni fase della trasferta.
(Clicca per ingrandire)
I principali fattori che caratterizzano questo scenario includono:
- Instabilità geopolitica: Conflitti e disordini incidono anche su aree precedentemente considerate stabili, causando interruzioni dei voli, chiusure aeroportuali e un aumento dei rischi per la sicurezza.
- Crisi sanitarie: La pandemia di COVID-19 ha dimostrato quanto rapidamente la mobilità possa essere compromessa. Ancora oggi, nuovi focolai ed emergenze mediche rappresentano rischi concreti e persistenti.
- Rischi naturali: Uragani, incendi boschivi e alluvioni sono sempre più frequenti, mettendo in pericolo i viaggiatori e causando ritardi lungo le catene di fornitura.
- Lavoro da remoto e modelli ibridi: I dipendenti viaggiano sempre più spesso partendo da località non abituali, talvolta situate in aree in cui la visibilità sui rischi locali è limitata.
- Crescente attenzione alla compliance: Framework come la ISO 31030 hanno innalzato le aspettative di regolatori, assicurazioni e dipendenti in merito all’adozione di politiche di Travel Risk Management strutturate.
La gestione dei rischi legati ai viaggi non può più essere reattiva. È necessario adottare un approccio proattivo, basato su pianificazione preventiva, monitoraggio in tempo reale e capacità di supporto integrate nelle operazioni di viaggio quotidiane.
La tua organizzazione è preparata ad affrontare i rischi di viaggio?
Ricevi in meno di cinque minuti una valutazione personalizzata del livello di maturità delle vostre policy e raccomandazioni mirate
Inizia l’autovalutazione
Cosa include un programma efficace di Travel Risk Management?
Un programma di Travel Risk Management efficace copre l’intero ciclo di vita della trasferta: dalla preparazione dei viaggiatori prima della partenza, al monitoraggio attivo dei rischi durante il viaggio, fino al coordinamento del supporto in caso di incidente.
I programmi più evoluti offrono inoltre assistenza da parte di esperti, soluzioni di evacuazione e intelligence avanzata, a supporto di decisioni più rapide e informate.
Un framework di TRM maturo si fonda generalmente su quattro pilastri fondamentali:
1. Preparare, pianificare e garantire la conformità
- Briefing sulle destinazioni e indicazioni pre-viaggio.
- Formazione su salute, sicurezza, protezione e consapevolezza culturale.
- Comunicazione chiara delle procedure di supporto e dei contatti di escalation.
- Allineamento delle policy e documentazione a supporto della compliance.
2. Monitorare e localizzare
- Informazioni verificate sui rischi e alert in tempo reale.
- Monitoraggio continuo degli sviluppi geopolitici, ambientali e sanitari.
- Strumenti di localizzazione dei viaggiatori e sistemi di notifica, nel rispetto della privacy.
- Insight mirati per consentire ai manager di anticipare e mitigare i rischi.
3. Comunicare e rispondere
- Framework strutturati per la comunicazione in caso di crisi ed escalation.
- Accesso a supporto medico e security quando necessario.
- Attivazione di risorse di assistenza in loco.
- Evacuazioni mediche o di sicurezza, ove richiesto.
4. Analizzare e migliorare
- Analisi post-incidente e delle lezioni apprese.
- Documentazione a supporto di governance e requisiti di audit.
- Aggiornamento continuo di policy, formazione e processi di preparazione.
Nel loro insieme, questi elementi creano un ciclo continuo di preparazione, monitoraggio, risposta e ripristino, aiutando le organizzazioni a proteggere i dipendenti, garantire la continuità operativa e rafforzare la resilienza in un’era di permacrisi.
Per migliorare l’efficacia dei singoli pilastri, le organizzazioni fanno sempre più affidamento su tecnologie avanzate integrate con il supporto di esperti.
La tecnologia a supporto del Travel Risk Management
I moderni programmi di Travel Risk Management utilizzano la tecnologia a supporto di ogni fase del processo. Dalla condivisione di informazioni verificat in tempo reale alla gestione rapida delle crisi, gli strumenti digitali migliorano visibilità, rapidità ed efficacia lungo l’intero ciclo di gestione del rischio di viaggio:
- Piattaforme di risk intelligence: forniscono alert e informazioni sulle destinazioni in tempo reale.
- Sistemi di tracciamento dei viaggiatori: consentono di localizzare i dipendenti durante le emergenze.
- App di assistenza: garantiscono accesso immediato al supporto medico o security.
- Dashboard centralizzate: permettono reporting, monitoraggio della compliance e integrazione con sistemi HR e travel.
Il tuo programma di Travel Risk Management è allineato alle best practice?
Inizia una breve valutazione per identificare punti di forza, lacune e aree di miglioramento. Riceverai un report personalizzato, facilmente condivisibile con il management.
Inizia ora
Il Travel Risk Management in azione: Case study
Un programma di Travel Risk Management ben progettato non è un esercizio teorico: permette di salvare vite, ridurre i costi e tutelare la reputazione aziendale. Di seguito tre scenari ricorrenti in cui il TRM genera un impatto concreto e misurabile:
- Emergenza medica all’estero: Un dipendente in trasferta nel Sud-Est asiatico ha riportato gravi ferite a seguito di un incidente in moto. Grazie alla presenza di un programma di TRM, il dipendente ha ricevuto immediata assistenza locale, è stato trasferito presso un centro di eccellenza medica per l’intervento chirurgico e successivamente rimpatriato per la convalescenza. Il recupero è stato completo e l’azienda ha adempiuto ai propri obblighi di Duty of Care, limitando al contempo l’impatto operativo.
- Evacuazione durante una crisi geopolitica: Allo scoppio di un conflitto armato in Nord Africa, diversi dipendenti in missione hanno dovuto essere evacuati con urgenza. Grazie al programma di TRM, l’azienda è riuscita a localizzare rapidamente i viaggiatori, trasferirli in aree sicure e organizzare voli di evacuazione. Il personale è rientrato in sicurezza e le attività aziendali sono proseguite con un rischio reputazionale minimo.
- Evacuazione a seguito di un disastro naturale: Dopo un forte terremoto che ha colpito una città del Medio Oriente, è stato necessario localizzare un dipendente e allontanarlo rapidamente dalla zona interessata. I protocolli di TRM hanno consentito il coordinamento tempestivo del trasporto verso una città più sicura e il rientro in patria entro 36 ore. Il dipendente non ha riportato ferite e l’azienda ha dimostrato capacità di risposta e resilienza di fronte a un evento improvviso.
Misura l’efficacia del tuo programma di Travel Risk Management
L'efficacia di un programma di Travel Risk Management si misura dalla sua capacità di proteggere le persone e garantire la continuità del business. Oltre alla mera esistenza di policy, le organizzazioni devono valutare se il framework di TRM produca risultati concreti, combinando indicatori quantitativi e feedback qualitativi dei viaggiatori.
Tra i principali indicatori di efficacia rientrano:
-
Tempi di risposta agli incidenti: rapidità con cui i dipendenti ricevono supporto in caso di emergenza.
- Numero di interruzioni evitate: valutato attraverso l’efficacia di alert preventivi e monitoraggio dei rischi.
- Fiducia e soddisfazione dei dipendenti: percezione di supporto e disponibilità a viaggiare.
- Risultati degli audit di compliance: evidenze di allineamento agli obblighi di Duty of Care e a standard come la ISO 31030.
- Risparmi sui costi: riduzione di evacuazioni mediche, viaggi cancellati, ritardi operativi o incidenti ad alto impatto prevenuti grazie a un approccio proattivo.
I programmi di TRM più efficaci sono dinamici: combinano metriche misurabili e miglioramento continuo, garantendo che policy e processi evolvano in linea con un contesto globale in rapido cambiamento.
Rafforza il tuo approccio al Travel Risk Management con una struttura solida e il supporto di specialisti
Che tu stia costruendo un framework di TRM da zero o ottimizzandone uno esistente, l’obiettivo è lo stesso: creare un programma in grado di anticipare i rischi, supportare i viaggiatori e adattarsi alla crescita dell’organizzazione. Il miglioramento continuo è essenziale per mantenere policy, strumenti e processi di risposta allineati a uno scenario globale in costante evoluzione.
Con i nostri servizi integrati, non è necessario gestire il Travel Risk Management in modo frammentato. Forniamo informazioni verificate, tecnologia e supporto globale per proteggere i viaggiatori e garantire una risposta fluida ed efficace in caso di incidente.
